Boletim de Serviço Eletrônico em 07/08/2017

 

UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA
Reitoria

Av. João Naves de Ávila, 2121, Bloco 3P - Bairro Santa Mônica, Uberlândia-MG, CEP 38400-902
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Timbre

Portaria REITO Nº 2, DE 04 DE agosto DE 2017

  

Institui e regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal de Uberlândia.

O VICE REITOR NO EXERCÍCIO DO CARGO DE REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 22 do Estatuto, e

 

CONSIDERANDO o Decreto nº 8.539/2015 que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”;

CONSIDERANDO a  Portaria R nº 689/2016 que “Dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia”;

 

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia a partir do dia 08 de agosto de 2017.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 2º Todos os processos administrativos e documentos deverão ser realizados obrigatoriamente em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável com justificativa ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.

 

CAPÍTULO II

DOS PROCESSOS, DOCUMENTOS E ATOS PROCESSUAIS

 

Art. 3º Para fins do disposto nesta instrução considera-se:

I - Processo administrativo eletrônico: é o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado e demanda providências administrativas, técnicas ou jurídicas, por meio de despachos, notas, pareceres, cotas, instruções ou outro(s) documento(s);

II - Documento: unidade de registro de informações;

III - Documento nato-digital: documento criado originalmente em meio eletrônico;

IV - Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

V - Documento interno: documento criado originalmente no SEI;

VI - Documento externo: documento digital de origem externa ao SEI. O documento externo pode ser tanto nato-digital quando digitalizado.

 

Parágrafo único. Os documentos externos devem ser utilizados quando não houver possibilidade de criar documentos e formulários originalmente no SEI.

 

Art. 4º Para inserir documentos externos no SEI, os usuários deverão observar as seguintes orientações:

I - Os documentos externos devem ser inseridos no SEI em formato Portable Document Format (PDF) pesquisável ou em Open Document Sheet (ODS), restrito para planilhas;

II - Os documentos com origem nos sistemas eletrônicos da UFU devem ser inseridos no SEI como documento externo;

III – Os documentos que forem digitalizados no âmbito do órgão deverão ser inseridos no SEI e autenticados por meio do uso de certificado digital padrão ICP-Brasil;

IV - Os documentos físicos originais, objetos da digitalização, que estiverem em poder das unidades acadêmicas e administrativas deverão ser encaminhados ao Setor de Protocolo (SEPRO) para que sejam efetuados os devidos procedimentos para arquivo.

 

Art. 5° Quanto à classificação dos níveis de acesso, os processos e/ou documentos produzidos no âmbito do SEI deverão respeitar a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) no que concerne ao nível de acesso, sendo preferencialmente selecionada a opção “Público”. Os documentos e/ou processos que necessitarem de algum nível de restrição de acesso deverão receber esta classificação no SEI de acordo com o devido dispositivo legal.

 

CAPÍTULO III

DOS PERFIS DE USUÁRIO

 

Art. 6º Com referência as normas internas, poderão ter perfis de usuários no SEI:

I - Todos os servidores ativos do quadro permanente da UFU serão inicialmente habilitados no perfil de usuário “Básico” no SEI e poderão, por meio deste perfil, cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI, de acordo com as suas competências funcionais;

II - Os trabalhadores das fundações de apoio poderão ter habilitação no perfil de usuário “Básico” no SEI mediante solicitação dos seus Diretores desde que a atividade desempenhada pelo trabalhador exija o acesso ao SEI no perfil de usuário “Básico”. Os trabalhadores das Fundações que não se enquadrarem nas disposições acima poderão ser habilitados no perfil de usuário “Colaborador” do SEI e não poderão assinar documentos no referido sistema;

III - Os funcionários terceirizados, os estagiários e os bolsistas UFU poderão ser habilitados no perfil de usuário “Colaborador” e não poderão assinar documentos no âmbito do SEI. A solicitação de acesso deverá ser feita pelos Diretores desde que a atividade desempenhada exija o acesso ao SEI no perfil de usuário “Colaborador”.

 

CAPÍTULO IV

DO CADASTRO DE USUÁRIOS

 

Art. 7º Para a inclusão de funcionários de fundações e terceirizados no SEI, deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

I – Para a inclusão no SIE/SG, o gestor (Diretor, Pró-Reitor, Chefe de Gabinete, Vice-Reitor e Reitor) responsável pelo usuário deverá:

a) Iniciar processo do tipo “Pessoal: Prestação de Serviços de Colaboradores e Autônomos (Inclusive Licitações)” no SEI;

b) Incluir documento do tipo formulário no SEI denominado “Formulário de Inclusão no RH SIE/SG”;

c) Enviar para a unidade “SECDIRAP – Secretaria da Diretoria de Administração de Pessoal”;

d) Aguardar o despacho de inclusão, para preenchimento do formulário descrito no inciso II.

II – Para a inclusão no SEI, o gestor (Diretor, Pró-Reitor, Chefe de Gabinete, Vice-Reitor e Reitor) responsável pelo usuário deverá:

a) Preencher o formulário denominado “Formulário de Cadastro de Usuários SEI";

b) Enviar para a unidade "SECDIRAP - Secretaria da Diretoria de Administração de Pessoal";

III – Devido a necessidade de desenvolver um sistema para cadastro de funcionários de fundações e terceirizados, as solicitações de inclusão poderão ser feitas apenas a partir de Julho/2018.

 

Art. 8º Quanto à alteração de responsabilidade do cadastro de usuários de funcionários de fundações e terceirizados no SEI (mudança de gestor), o gestor (Diretor, Pró-Reitor, Chefe de Gabinete Vice-Reitor e Reitor) responsável pelo usuário deverá:

I – Reabrir o processo do usuário já cadastrado no sistema SEI;

II – Preencher o formulário “Formulário de Cadastro de Usuários SEI”;

III – Enviar para a unidade "SECDIRAP - Secretaria da Diretoria de Administração de Pessoal".

 

Art. 9º Quanto à exclusão/desativação de funcionários de fundações e terceirizados no SIE/SG e no SEI, o gestor (Diretor, Pró-Reitor, Chefe de Gabinete Vice-Reitor e Reitor) responsável pelo usuário deverá:

I – Reabrir o processo do usuário já cadastrado no sistema SEI;

II – Preencher o formulário denominado “Formulário de Exoneração e Desativação de Usuários SIE/SG e SEI”;

III – Enviar para a unidade "SECDIRAP - Secretaria da Diretoria de Administração de Pessoal".

 

Art.10. Quanto à inclusão de estagiários no SEI, o gestor (Diretor, Pró-Reitor, Chefe de Gabinete Vice-Reitor e Reitor) responsável pelo usuário deverá:

I – Iniciar processo com tipo "Pessoal: Prestação de Serviços de Colaboradores e Autônomos (Inclusive Licitações)" no sistema SEI;

II – Preencher o formulário denominado “Formulário de Solicitação de Cadastro de Usuários SEI";

III – Enviar para a unidade "SECDIRAP - Secretaria da Diretoria de Administração de Pessoal".

 

Art.11.  Quanto à exclusão/desativação de estagiários no SEI, o gestor (Diretor, Pró-Reitor, Chefe de Gabinete Vice-Reitor e Reitor) responsável pelo usuário deverá:

I – Reabrir o processo no sistema SEI;

II – Preencher o formulário denominado "Formulário de Exoneração e Desativação de Usuários SIE/SG e SEI”;

III – Enviar para a unidade "SECDIRAP - Secretaria da Diretoria de Administração de Pessoal".

 

Art.12. Quanto à inclusão e exclusão de servidores recém admitidos, de nomeados com FG, FUC ou CD, de substitutos de FG, FUC e CD e de membros dos conselhos e colegiados das unidades acadêmicas no SEI, tanto a inclusão quanto a desativação do perfil no SEI deverá ser feita por meio do preenchimento e assinatura do formulário obtido em www.progep.ufu.br/manual-do-servidor/Form-Solicita-Inclusão-Servidores-SEI/SIP. O documento deverá ser enviado digitalizado para a Divisão de Controle Técnico (DICOT) pelo e-mail dicot@reito.ufu.br.

 

Art.13. Quanto à inclusão e à exclusão de integrantes dos conselhos superiores, a Secretaria Geral (SEGER) deverá preencher o formulário disponível no endereço www.progep.ufu.br/manual-do-servidor/Form-Solicita-Inclusão-Servidores-SEI/SIP e enviá-lo digitalizado para a Divisão de Controle Técnico (DICOT) por meio do email dicot@reito.ufu.br.

 

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS REFERENTE AO SETOR DE PROTOCOLO

 

Art. 14.  Sobre os processos em andamento, os usuários deverão adotar os seguintes procedimentos quanto à digitalização:

I – Os processos já encerrados no meio físico não devem ser incluídos no SEI, salvo os itens documentais de processos que são necessários para a formação ou tramitação de novos processos;

II – Todos os processos em andamento após a implantação do SEI e com expectativa de encerramento até 01 ano deverão ser encerrados no meio físico;

III – Todos os processos e documentos em andamento após a implantação do SEI e com expectativa de continuidade acima de 01 ano deverão ser digitalizados com uso de OCR, resolução mínima de 300 dpi e formato PDF;

IV – As unidades administrativas e acadêmicas que não dispuserem da infraestrutura para digitalização dos processos em andamento devem enviar para o e-mail do setor de protocolo (sepro@reito.ufu.br) a solicitação de digitalização com o formulário denominado “ Solicitação de digitalização de documento/processo físico” que se encontra disponível no site www.ufu.br/sei;

V – As unidades de protocolo são responsáveis por promover a digitalização e registro dos documentos, sob demanda das unidades que não dispuserem de recursos materiais próprios, e por devolver esses documentos em meio digital, por meio do SEI, às unidades demandantes;

VI – Para o encerramento dos processos físicos deverá ser utilizado o modelo de TERMO DE ENCERRAMENTO DO TRÂMITE FISICO E DE ABERTURA DE PROCESSO ELETRÔNICO SEI disponível no próprio SEI;

VII – O termo de encerramento deverá ser criado no SEI, impresso e anexado ao final do processo físico. Ele será o primeiro documento do processo eletrônico. 

 

Art. 15. As unidades acadêmicas e administrativas que não possuem certificado digital serão atendidas da seguinte forma:

I – Para processos que já estão em andamento no SEI: As unidades que não dispuserem de certificado digital padrão ICP-Brasil para a digitalização da documentação em papel, e que necessitarem de tramitação, deverão encaminhar eletronicamente o processo ao Setor de Protocolo. O documento físico original a ser digitalizado deverá ser encaminhado ao SEPRO da Reitoria ou Umuarama, pessoalmente ou através de protocolo via malote, com o NUP do processo anotado a lápis no canto superior direito do documento. O documento digitalizado pelo protocolo será devolvido à área solicitante pelo SEI, dentro do processo correspondente;

II – Para processos ainda não iniciados no SEI: As unidades que não dispuserem de certificado digital padrão ICP-Brasil, e que o(s) primeiro(s) documentos físicos originais a ser inseridos nos processos necessitem de digitalização, deverão ser encaminhados aos SEPRO da Reitoria ou Umuarama, pessoalmente ou através de protocolo via malote. O Setor de Protocolo iniciará o processo no SEI com os documentos digitalizados. O documento digitalizado pelo protocolo será devolvido à área solicitante pelo SEI, dentro do processo correspondente.

Parágrafo único. Após a digitalização, o documento físico, de acordo com as suas especificidades, será devolvido ao requerente, pessoalmente ou via protocolo ou será enviado para o arquivo pelo SEPRO.

 

Art.16. Havendo necessidade de se enviar documento e/ou processo para órgãos externos à UFU que não utilizam o processo eletrônico, o usuário deverá:

I – Imprimir o processo/documento do SEI;

II – Entregar o processo/documento no Setor de Protocolo, que definirá a melhor forma de tramitação externa desse processo/documento, de acordo com as suas especificidades.

 

Art. 17. Quanto ao recebimento de processo/documento impresso de órgãos externos à UFU que não utilizam o processo eletrônico, será adotado o seguinte procedimento:

I – O processo/documento impresso recebido no setor protocolo será digitalizado e inserido em um novo processo do tipo "Documentação e Informação: Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos" no SEI. Este será enviado à área responsável/destinatário por meio do SEI;

II – A unidade que receber o processo/documento digitalizado conforme o item anterior, deverá:

a) Processos novos: alterar o nome para o “tipo de processo” correspondente ao documento, ou

b) Processos já abertos: anexar, por meio das ferramentas do SEI, o processo aberto pelo SEPRO a um processo já existente com o mesmo interessado.

III – Após a digitalização do documento recebido, o SEPRO deverá anotar à lápis o NUP gerado, no canto superior direito do documento físico e enviá-lo ao Setor de Arquivo, que promoverá a criação do localizador e o arquivamento físico;

IV – O processo/documento recebido com a identificação de "sigiloso" e/ou identificação "nominal" deverá ser entregue lacrado aos destinatários;

V – O documento entregue por oficial de justiça deverá seguir os procedimentos descritos nos itens acima.

 

CAPÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS DO SETOR DE ARQUIVO

 

Art. 18. Sobre as solicitações de desarquivamento de processos feitas ao Setor de Arquivo (SEARQ), os usuários deverão observar os seguintes procedimentos:

I – A partir do dia 08/08/2017 não haverá mais tramite de processos físicos pelo SEARQ, com exceção temporária aos processos de “Pessoal”;

II – As solicitações de desarquivamento de processos físicos deverão ser feitas para o e-mail do SEARQ (searq@reito.ufu.br), por meio de formulário denominado “Desarquivamento de documento/processo físico”,  disponível no site www.ufu.br/sei;

III – O processo solicitado será enviado via SEI em até três (03) dias úteis;

IV – O processo físico desarquivado será inserido no SEI, com a geração do TERMO DE ENCERRAMENTO DO TRÂMITE FISICO E DE ABERTURA DE PROCESSO ELETRÔNICO. O termo de encerramento será anexado ao final do processo físico e também será inserido no SEI como primeiro documento do processo eletrônico;

V – Na inclusão do processo digitalizado no SEI, processos com até 30 páginas deverão ser digitalizados documento a documento. Processos com mais de 30 páginas poderão ser digitalizados em documento único, ou em blocos, contendo todas as páginas do processo;

VI – Processos com mais de um volume poderão ser digitalizados em arquivos separados, sendo um arquivo para cada volume;

VII – Quando um processo físico que não tenha recebido o NUP (Número Único de Protocolo) por meio de classificação e registro pelo SEPRO for digitalizado, este NUP gerado pelo SEI deverá ser anotado a lápis no canto superior direito da capa;

VIII – Após os procedimentos descritos acima, o processo físico será rearquivado em seu local permanente.

 

Art. 19. Sobre o arquivamento dos processos físicos em andamento já digitalizados pelo SEPRO, deverão ser observados os seguintes critérios.

I – Os processos físicos em andamento, que forem digitalizados pelo SEPRO ou pelas unidades acadêmicas e administrativas, deverão ter o NUP gerado pelo SEI. O NUP deverá ser anotado a lápis no canto superior direito da capa do processo, que será remetido para arquivo no SEARQ. Este último ficará encarregado de gerar o localizador no SEI, visto que o setor detém o mapeamento dos locais físicos para os referidos processos;

II – O SEARQ criará um localizador no SEI que identificará o caminho físico do processo em papel. O prédio do setor foi todo mapeado de modo que os localizadores terão o caminho: Fileira > Estante > Prateleira > Caixa.

 

Art. 20. Dos procedimentos para inclusão de nome na lista de processos do SEI:

I – Quando não for localizado o nome do processo a ser aberto na relação de “tipos de processos” disponível no SEI, o interessado deverá enviar um e-mail ao SEARQ (searq@reito.ufu.br) e o formulário denominado “ Solicitação de enquadramento/criação de tipo de processo”  que se encontra disponível no site www.ufu.br/sei, com a solicitação de indicação de processo a ser utilizado;

II – O SEARQ irá analisar a possibilidade de utilização de "tipo de processo" já existente no SEI em consonância com as normas do Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ);

III – Caso seja validado que não existe a opção disponível no sistema, o SEARQ irá gerar o novo tipo de processo em até 03 dias úteis;

IV – A resposta da solicitação de indicação/criação de "tipo de processo" será enviada para o e-mail do solicitante.

 

CAPÍTULO VII

DO CADASTRO DE UNIDADES

 

Art. 21. Do cadastro de novas unidades:

I – O cadastro de novas unidades deve ser solicitado à Divisão de Estatísticas e Informações (DIESI/DIRPL/PROPLAD) por meio de processo no SEI denominado "Organização e Funcionamento: Organogramas" e no campo "Especificação" redigir "Cadastro de unidade";

II – É necessário conter os seguintes documentos no processo:

a) Formulário denominado “Inclusão de novas unidades”;

b) Ato normativo da UFU que regulamenta a criação do órgão (Portaria ou Resolução);

c) Publicação do ato normativo;

III – A Divisão de Estatísticas e Informações enviará memorando, por meio do processo aberto no SEI, informando a codificação do órgão criado.

 

Art. 22. Da alteração de unidades existentes (alteração de nome e alteração de hierarquia):

I – As alterações de nome, hierarquia entre outros devem ser solicitadas a Divisão de Estatísticas e Informações (DIESI) por meio de processo no SEI denominado: Organização e Funcionamento: Organogramas e no campo "Especificação" redigir  "alteração de unidade";

II – É necessário conter os seguintes documentos no processo:

a) Formulário denominado “ Alteração de unidade existente”

b) Ato normativo da UFU que regulamenta a criação do órgão (portaria, resoluções);

c) Publicação do ato normativo;

III – A Divisão de Estatísticas e Informações enviará memorando, por meio do processo aberto no SEI, com as informações da alteração.

 

Art. 23. Da desativação de unidades:

I – A desativação de unidades deve ser solicitada a Divisão de Estatísticas e Informações (DIESI) por meio de processo no SEI denominado: Organização e Funcionamento: Organogramas e no campo "Especificação" redigir "desativação de unidade"

II – É necessário conter os seguintes documentos no processo:

a) Formulário denominado “Exclusão de unidade”

b) Ato normativo da UFU que regulamenta a extinção do órgão (portaria, resoluções)

c) Publicação do ato normativo.

III – A Divisão de Estatísticas e Informações enviará memorando por meio do processo aberto no SEI, informando a desativação do órgão.

 

CAPÍTULO VIII

DOS PROCEDIMENTOS DE CADA UNIDADE PARA ATENDER AO SEI

 

Art. 24. A unidade administrativa ou acadêmica é responsável por divulgar seus procedimentos internos a serem seguidos pelos interessados e envolvidos no processo.

 

CAPÍTULO IX

DAS ASSINATURAS DE DOCUMENTOS

 

Art. 25. A assinatura eletrônica, ou seja, aquela realizada por meio de usuário e senha no SEI, será considerada válida para todos os efeitos legais.

Art. 26. Os documentos produzidos nos sistemas gerenciais da UFU e que necessitarem de assinatura deverão ser impressos e assinados no meio físico para posterior digitalização e inserção no SEI.

 

CAPÍTULO X

DOS ATOS NORMATIVOS E ORDINATÓRIOS

 

Art.27. Dos procedimentos para elaboração e publicação de atos normativos e ordinatórios (Resolução, Portaria, Despacho e Edital):

I – Conforme o art. 321 do Regimento Geral da UFU, constituem-se como atos normativos as Resoluções dos Conselhos Superiores, das unidades acadêmicas e das coordenações de cursos de graduação e de pós-graduação e como atos ordinatórios as Portarias e os Despachos. Possuem competência para emitirem atos ordinatórios as seguintes autoridades: Reitor, Pró-Reitores, Diretores de Unidade Acadêmica, Coordenadores de curso ou de programa de pós-graduação. 

II – Os atos normativos e ordinatórios obedecerão a numeração sequencial do órgão emissor e deverão ser emitidos apenas nas unidades cujo titular possua poderes regimentais para emiti-las, ou seja, aqueles citados no item anterior;

III – Caso alguma unidade não contemplada no item I necessite de um ato ordinatório (Portaria ou Despacho), a área solicitante deverá elaborar minuta do documento dentro do SEI e encaminhar o processo com a minuta para análise da autoridade responsável pela assinatura. A partir da minuta, o ato ordinatório será confeccionado pela unidade demandada e devolvida para a unidade demandante;

IV – Os atos ordinatórios a serem assinados e publicados pelo Reitor deverão ser encaminhados pelo solicitante para a unidade organizacional “Reitoria” (sigla: REITO).

V – A partir do dia 08/08/2017, a publicação dos atos normativos e ordinatórios deverá ser realizada no módulo “Publicações Eletrônicas” do SEI.  Esta publicação é de responsabilidade das autoridades mencionadas no item I, uma vez que, dentro do SEI, apenas a Unidade que criou o documento possui permissão para a sua publicação.

VI – Para consulta do documento publicado, o interessado deverá acessar o módulo “Publicações Eletrônicas” no endereço http://www.ufu.br/sei/producao.

VII – Os Editais serão tratados como atos ordinatórios e obedecerão aos mesmos procedimentos de criação destinados às Portarias e aos Despachos.

 

CAPÍTULO XI

DA CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS

 

Art. 28. Dos procedimentos para criação de modelo de formulários:

I – Formulário: é um documento que possua campos pré-estabelecidas pela unidade prestadora do serviço;

II – A subcomissão de formulários para o SEI foi constituída para realizar os trabalhos de análise e criação de modelos de formulários;

III – Os formulários utilizados pelas diversas unidades da UFU e que deverão ser incluídos no SEI devem ser encaminhados para o e-mail seiformularios@ufu.br;

IV – Os formulários serão incluídos no sistema considerando os seguintes critérios: 1º) necessidade de inserir o formulário no SEI neste primeiro momento; 2º) frequência de utilização de cada formulário;

V – Após a dissolução desta subcomissão, serão publicados os novos procedimentos para criação e inclusão de formulário no SEI.

 

CAPÍTULO XII

PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 29. Os documentos gerados no SEI deverão obedecer a um padrão de formatação segundo normas internas e externas à UFU:

I – O modelo padrão de cabeçalho para os documentos no SEI foi baseada no Manual de Redação da Presidência da República, na Lei 5.700/71 e na Resolução 04/2011 do Conselho Universitário (CONSUN);

II – O modelo aprovado conta com o brasão das armas na margem superior esquerda e com a Marca UFU na margem superior direita.

III – Os usuários deverão observar as regras de formatação (fonte e tamanho de letra, espaçamento, numeração de parágrafos, dentre outros) contidas no Manual de Redação da Presidência da República (conforme modelo disponível no Anexo 2).

 

CAPÍTULO XIII

DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

 

Art. 30. Às unidades organizacionais da UFU competem:

I - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos;

II - produzir documentos de sua unidade no SEI;

III - tramitar e receber os documentos e processos por meio do SEI;

IV - solicitar ao administrador acesso compatível com as atribuições do usuário, conforme a necessidade de sua unidade; e

V - indicar servidor para atuar como multiplicador do SEI.

 

Art. 31. São obrigações de todo os usuários do SEI:

I - registrar todos os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades;

II - zelar pela correta utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

III - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; e

IV - responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

 

Art. 32. São de exclusiva responsabilidade do usuário:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo cabível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a veracidade dos dados informados;

III - a edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pela UFU, no que se refere à formatação e ao tamanho do arquivo;

IV - a consulta periódica ao endereço eletrônico cadastrado e ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações relativas aos atos processuais;

V - a atualização de seus dados cadastrais no SEI; e

VI - o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o SEI não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço.

Parágrafo único. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais

 

CAPÍTULO XIV

DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

 

Art. 33. A estrutura organizacional da UFU cadastrada no SEI contempla apenas unidades regimentais, isto é, aprovadas por Resoluções dos Conselhos Superiores.

Art. 34. A estrutura organizacional das unidades acadêmicas e administrativas está regulamentada pela Resolução 01/2012 do CONSUN, pela Resolução 49/2010 do CONGRAD e pelas Resoluções constantes nas Portarias R nº 1.012/2016 e 1442/2017.

Art. 35. As unidades e hierarquias cadastradas no SEI que compõem a estrutura organizacional das unidades acadêmicas estão representadas no organograma constante no Anexo 3.

Parágrafo único. O local de exercício dos servidores na estrutura das unidades acadêmicas será: a) Docentes estarão na Faculdade/Instituto (ex.: ILEEL); b) Diretor e técnicos da Direção estão na Diretoria da Faculdade/Instituto (ex.: DIRILEEL), e c) Coordenador e técnicos/as da Coordenação estarão na respectiva Coordenação (ex.: COCLE ou PPGEL ou CELIN).

 

CAPÍTULO XV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 36. Os procedimentos referentes a gestão de processos e documentos eletrônicos, no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia, serão avaliados no decorrer dos 12 primeiros meses a partir da data de implantação e poderão ser revistos caso necessário.

Art. 37. Esta postaria entra em vigor nesta data e revoga a Portaria R nº 1170/2017.

 

 

Orlando Cesar Mantese

Vice-Reitor no exercício do cargo de Reitor

 

 


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Documento assinado eletronicamente por Orlando César Mantese, Vice-Reitor, em 04/08/2017, às 16:58, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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ANEXO 1: Legislação relacionada

  1. Decreto 8.539/2015: “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”.
  2. Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677/2015: “Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal”.
  3. Decreto-Lei 200/1967: “Dispõe sôbre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências”.
  4. Lei 8.159/1991: “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.
  5. Lei 9.784/1999: “Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal”.
  6. Lei 12.527/2011: Regula o acesso a informações e dá outras providências (Lei de Acesso à Informação)
  7. Medida Provisória 2.200-2/2001: “Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.”
  8. Portaria Interministerial N 2.320/2014: "Institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal."
  9. Portaria Interministerial Nº 2.321/2014: "Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências.
  10. Lei 12.682/2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos."
  11. Portaria MEC 1.261/2013: "Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências."
  12. Resolução 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivo: "Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública”.
  13. Decreto 7.724/2012: “Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do §3º do art. 37 e no §2º do art. 216 da Constituição”.
  14. Manual de Redação da Presidência da República.
  15. Resolução nº 04/2011 do CONSUN: “Regulamenta a utilização e aplicação da Marca UFU”.
  16. Resolução 01/2012 do CONSUN: “Consolida a estrutura organizacional da Universidade Federal de Uberlândia” (Ver Portarias R nº 1.012/2016 e 1442/2017).


Referência: Processo nº 23117.000171/2017-83 SEI nº 0002689