Boletim de Serviço Eletrônico em 14/09/2018

 

UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA
Reitoria

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Timbre

Portaria SEI REITO Nº 861, DE 10 DE setembro DE 2018

  

Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal de Uberlândia e define melhores práticas.

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 22 do Estatuto, e

 

CONSIDERANDO a Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014, que "Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo (NUP) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências.";

 

CONSIDERANDO a Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que "Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.";

 

CONSIDERANDO o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”;

 

CONSIDERANDO a Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de 2015, que "Dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação";

 

CONSIDERANDO a Portaria R nº 689/2016 que “Dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia” e a Portaria R nº 690/2016;

 

CONSIDERANDO o Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, que "Dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário";

 

CONSIDERANDO a Portaria REITO nº 2, de 04 de agosto de 2017, que "Institui e regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal de Uberlândia; e

 

CONSIDERANDO a Portaria SEI REITO nº 180, de 12 de março de 2018;

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1º  Ficam definidos os procedimentos e normas a serem observados na utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia.

 

Art. 2º  Todos os processos administrativos e documentos deverão ser tramitados obrigatoriamente em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável com justificativa ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.

Parágrafo único.  No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado e inserido no processo eletrônico correspondente.

 

Art. 3º  Para fins do disposto nesta Portaria considera-se os seguintes conceitos:

I - documento: unidade de registro de informações;

II - documento nato-digital: documento criado originalmente em meio eletrônico;

III - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

IV - documento interno: documento criado originalmente no SEI;

V - documento externo: documento digital de origem externa ao SEI, que pode ser tanto nato-digital quando digitalizado;

VI - processo administrativo: conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que documentam a sequência de atividades da Administração, e constituem uma unidade de arquivamento;

VII - processo não digital: processo administrativo tramitado em suporte físico (papel);

VIII - processo eletrônico: processo administrativo tramitado em meio eletrônico;

IX - processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível; e

X - NUP: Número Único de Protocolo, conforme Portaria Interministerial nº 2.321/2014.

 

 

CAPÍTULO II

DOS PROCESSOS, DOCUMENTOS E ATOS PROCESSUAIS

 

Seção I

Da Autuação de Processos

 

Art. 4º  A autuação de processo no SEI deverá observar as seguintes normas:

I - "Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior" e "Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior" - Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ; e

II - "Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-meio e Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividade-meio da administração pública" - Portaria MEC nº 1.224, de 18 dezembro de 2013.

§ 1º  Estes instrumentos técnicos são de observância obrigatória, visto que estão instituídos no âmbito desta Universidade pela Portaria R Nº 664, de 21 de março de 2017.

§ 2º  O procedimento de abertura de processos no sistema equivale à "classificação documental", disciplinada nestas normas.

§ 3º  A classificação documental mencionada no § 2º expõe o tempo de guarda do processo nesta Universidade e sua destinação final, guarda permanente ou eliminação.

 

Art. 5º  Os processos e documentos produzidos no âmbito do SEI deverão ser classificados pelo usuário quanto ao nível de acesso, de acordo com a devida hipótese legal, sendo preferencialmente selecionada a opção “Público”.

 

Seção II

Da Inclusão de Tipos Processuais e Documentais

 

Art. 6º  A análise para inclusão de novos tipos processuais será feita pela Divisão de Documentação (DIDOC), mediante solicitação formal da área responsável, por meio de processo do tipo "Documentação e Informação: Assistência Técnica Arquivística".

§ 1º  A área solicitante deverá incluir memorando descrevendo o fluxo do processo em questão e indicando a fundamentação legal pertinente.

§ 2º A DIDOC verificará a possibilidade de utilização de tipo processual já existente no SEI/UFU e, em caso de necessidade, incluirá novo tipo, observadas as disposições legais. 

 

Art. 7º  As unidades poderão solicitar a criação e inclusão de tipos documentais no SEI/UFU, sendo a análise e disponibilização feita por uma comissão designada para este fim, conforme procedimentos definidos em Portaria específica.

Parágrafo único.  Em caso de dissolução da comissão, serão publicados novos procedimentos.

 

Seção III

Da Desanexação e Alteração da Ordem de Documentos

 

Art. 8º  A unidade que necessitar desanexar documento(s) de processo poderá, excepcionalmente, solicitar a operação à Divisão de Documentação, por meio de "Solicitação de Desanexação de Processo", que deverá ser inserida no processo do qual o documento será desanexado.

 

Art. 9º  A unidade que necessitar alterar a ordem de um mais documentos de um processo poderá, excepcionalmente, solicitar a operação à Divisão de Documentação, por meio de "Solicitação de Alteração de Ordem de Documentos", que deverá ser inserida no processo cuja ordem será alterada.

 

Seção IV

Da Produção de Documentos

 

Art. 10.  Para inserir documentos externos no SEI, os usuários deverão observar as seguintes orientações:

I - os formatos de arquivo dos documentos digitais deverão obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePING, a fim de  oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação;

II - os documentos com origem nos sistemas eletrônicos da UFU devem ser inseridos no SEI como documento externo;

III - os documentos que forem digitalizados no âmbito das unidades protocolizadoras deverão ser inseridos no SEI e autenticados por meio do uso de certificado digital padrão ICP-Brasil;

IV - os documentos recebidos em papel que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda da UFU, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e

V - os documentos recebidos em papel que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do Art. 12 do Decreto nº 8.539/2015.

Parágrafo único.  A digitalização de documentos deve ser realizada apenas quando não houver possibilidade de criar documentos e formulários originalmente no SEI.

 

Art. 11.  Os documentos produzidos no âmbito do SEI deverão ser assinados pela autoridade competente para a prática do ato administrativo descrito no documento.

Parágrafo único.  A assinatura eletrônica, ou seja, aquela realizada por meio de usuário e senha no SEI, será considerada válida para todos os efeitos legais, nos termos do § 1º do Art. 6º do Decreto nº 8.539/2015.

 

Art. 12.  Será permitida a exclusão de documentos apenas pela unidade geradora e nas seguintes hipóteses:

I - documentos internos ainda não assinados;

II - documentos internos assinados e ainda não visualizados por outra unidade; e

III - documento externo ainda não visualizado por outra unidade.

§ 1º  A exclusão de documentos no SEI é uma excepcionalidade e deverá ser utilizada somente quando o documento apresentar erro sem possibilidade de correção ou retificação, ou ainda quando o documento externo inserido não possuir relação com o objeto do processo, no caso de inclusão equivocada pelo usuário.

§ 2º  Todas as exclusões serão registradas no histórico do processo com os dados do usuário responsável pela ação, e o registro do número sequencial do documento não será anulado.

 

Art. 13.  Será permitido o cancelamento de documento já estabilizado como oficial e que, por alguma determinação oficial, deve ser invalidado (por exemplo caso tenha sido verificada sua nulidade).

§ 1º  O cancelamento de documentos somente será autorizado por determinação formal da autoridade responsável pela unidade, a qual deve ser motivada e constar no processo, em "Termo de Cancelamento de Documento".

§ 2º  Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas autoridades, o "Termo de Cancelamento de Documento" deverá ser assinado pela maior autoridade signatária.

 

Seção V

Dos Processos e Documentos Não Digitais

 

Art. 14.  Deverão ser observados os seguintes procedimentos quanto aos processos não digitais produzidos ou recebidos nesta Universidade antes da implantação do SEI:

I - os processos não digitais já encerrados não devem ser digitalizados e incluídos no SEI, salvo os itens documentais de processos que sejam necessários para a formação ou tramitação de novos processos;

II - os processos ainda em andamento em meio não digital deverão ser digitalizados com uso de OCR, resolução mínima de 300 dpi e formato PDF, e tramitados pelo SEI;

II - os processos não digitais ainda não finalizados, compostos de volume documental expressivo e que necessitem de digitalização para continuidade dos trâmites, deverão ser apresentados pelas unidades responsáveis às unidades de protocolo, para avaliação quanto à possibilidade de adoção de processo híbrido e orientações sobre os procedimentos;

IV - os processos não digitais, objetos de digitalização, deverão ser encerrados com utilização de "Termo de Encerramento do Trâmite Não Digital";

V - o "Termo de Encerramento do Trâmite Não Digital" deverá ser produzido no SEI como o primeiro documento do processo eletrônico produzido a partir da digitalização de processos não digitais, e deverá ser impresso e anexado ao final do processo não digital; e

VI - o processo eletrônico, produzido a partir da digitalização de processo não digital autuado com "Numero Único de Protocolo (NUP)",  deverá ser iniciado no SEI com o mesmo NUP do processo original, e adotados os procedimentos descritos nos incisos anteriores.

 

Art. 15.  As unidades acadêmicas e administrativas que não possuem recursos materiais apropriados para a digitalização conforme Art. 14 serão atendidas da seguinte forma:

I - para processos que já estão em andamento no SEI:

a) as unidades que necessitarem de digitalização de documentos deverão encaminhar, ao Setor de Protocolo (SEPRO), o processo por meio do SEI, e o documento a ser digitalizado por meio de malote ou pessoalmente, com o NUP do processo anotado a lápis no canto superior direito;

b) o documento digitalizado pelo protocolo será inserido no processo eletrônico, que será devolvido à área solicitante pelo SEI; e

c) o Setor de Arquivo (SEARQ) realizará o arquivamento do documento não digital e assim habilitará o botão de "desarquivamento" deste documento.

II - para processos ainda não iniciados no SEI:

a) as unidades que necessitarem iniciar processos a partir de documentos não digitais deverão encaminhá-los ao Setor de Protocolo, pessoalmente ou via malote;

b) o SEPRO iniciará o processo no SEI com os documentos digitalizados e enviará à área solicitante.

 

Art. 16.  O envio de documentos ou processos não digitais entre unidades acadêmicas ou administrativas da UFU deverá ser registrado no SEI, em processo específico. 

§ 1º  O remetente deverá adotar os seguintes procedimentos:

I - iniciar um processo do tipo "Documentação e Informação: Protocolo - Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos", e incluir um documento do tipo "Guia de Remessa Interna";

II - preencher a Guia com as informações do remetente, do destinatário, e do(s) documento(s) enviado(s), assiná-la eletronicamente, imprimir e anexar ao documento ou processo não digital;

III - enviar o processo eletrônico via SEI à unidade destinatária; e

IV - entregar o documento ou processo não digital ao Setor de Protocolo, o qual fará as tratativas para o envio físico à unidade destinatária.

§ 2º  O destinatário deverá adotar os seguintes procedimentos:

I - ao retirar o documento ou processo não digital no Setor de Protocolo, assinar o canhoto "Recebido por" e devolvê-lo ao atendente do SEPRO, para arquivo;

II - acessar o processo correspondente à "Guia de Remessa Interna" no SEI e incluir um documento do tipo "Recibo de Remessa Interna", assinando-o eletronicamente, e devolver o processo à unidade remetente.

§ 3º  A "Guia de Remessa Interna" substitui o "Protocolo Convencional" e será o único meio de envio de documentos ou processos não digitais.

§ 4º  Os procedimentos descritos neste artigo deverão ser usados somente caso o documento ou processo não possa ser tramitado pelo SEI, devido a incompatibilidade do arquivo a ser anexado ou tipo documental não existente no sistema.

 

Art. 17.  A tramitação de processos entre os órgãos que utilizam o SEI ou outras soluções de processo eletrônico deverá ser realizada, preferencialmente, por meio do barramento PEN (Processo Eletrônico Nacional), sendo o Setor de Protocolo responsável pelo recebimento dos processos externos.

Parágrafo único.  O Setor de Protocolo deverá classificar o processo recebido conforme os tipos existentes no SEI/UFU e encaminhar para a área responsável.

 

Art. 18.  Havendo necessidade de se enviar documento ou processo para órgãos externos à UFU que não utilizam o processo eletrônico, o usuário deverá:

I - consultar o órgão externo sobre a possibilidade de envio por meio e-mail, com registro da confirmação de recebimento, ou por meio de liberação de acesso externo no SEI; e

II - caso contrário, deverá entregar o documento ou processo impresso no Setor de Protocolo, que definirá a melhor forma de tramitação externa, de acordo com as suas especificidades.

Parágrafo único.  No caso de envio em meio físico, o comprovante de envio e/ou recebimento deverá ser digitalizado e anexado ao processo eletrônico.

 

Art. 19.  O recebimento de documento ou processo não digital na UFU deverá observar os seguintes procedimentos:

I - todo documento não digital na UFU deverá ser recebido, exclusivamente, por uma suas unidades de protocolo;

II - caso o processo ou documento avulso não digital recebido pelas unidades de protocolo não contenha indicação expressa do NUP ao qual o documento se refere, o Setor de Protocolo fará contato com a área responsável para definir a forma de encaminhamento do documento;

III - havendo a necessidade de digitalização do documento ou processo, a unidade de protocolo deverá anotar a lápis o NUP gerado no SEI, no canto superior direito do documento não digital e enviá-lo ao SEARQ, que promoverá a criação do localizador e o arquivamento físico;

V - o processo/documento recebido com a identificação de "sigiloso" e/ou identificação "nominal" deverá ser entregue lacrado ao destinatário, conforme procedimentos descritos no Art. 16;

VI - o documento entregue por oficial de justiça deverá seguir os procedimentos descritos nos itens acima, caso a documentação destine-se ao cargo, "Reitor (a)", "Diretor(a) da Diretoria de Processo Seletivo", "Procurador(a) da Universidade"; e

VII - as unidades que necessitarem utilizar os serviços de protocolo da instituição para o recebimento de documentos não digitais, devido a evento disciplinado em edital, deverão comunicar a Divisão de Documentação, oficialmente, com antecedência mínima de 5 dias úteis.

                    

Art. 20.  No caso de eventos disciplinados em edital, que gerarão processos por meio do peticionamento de usuário externo, a área responsável deverá informar à Divisão de Documentação sobre o procedimento a ser executado com antecedência de 5 dias úteis.

 

 

CAPÍTULO III

DO DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

 

Art. 21.  As solicitações de desarquivamento de documentos e processos não digitais deverão ser feitas pelas unidades ao Setor de Arquivo por meio de processo do tipo "Documentação e Informação: Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Documentos", com preenchimento da "Solicitação de Desarquivamento de Documento ou Processo", informando se o desarquivamento é apenas para consulta ou para continuidade do trâmite ou criação de novo processo.

§ 1º  No caso de desarquivamento para consulta, o SEARQ enviará o documento ou processo não digital, que deverá ser posteriormente devolvido pela área solicitante.

§ 2º  No caso de necessidade de digitalização para continuidade do trâmite ou criação de novo processo, o SEARQ realizará o desarquivamento, digitalização, e envio deste processo atendendo o disposto no inciso VI do Art. 14, e enviará à área solicitante em até 3 (três) dias úteis.

§ 3º  No caso de digitalização de documentos ou processos não digitais que não tenham sido autuados com a adoção de NUP,  deverá ser anotado a lápis no canto superior direito da capa ou no primeiro documento o NUP gerado pelo SEI.

 

 

CAPÍTULO IV

DOS USUÁRIOS E ASSINATURAS

 

Art. 22.  Todos os servidores ativos do quadro permanente da UFU serão habilitados no perfil de usuário “Básico” no SEI e poderão, por meio deste perfil, cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI, de acordo com as suas competências funcionais.

§ 1º  Os trabalhadores das fundações de apoio, os funcionários terceirizados, os estagiários e os residentes poderão ser habilitados no perfil de usuário “Colaborador” e não poderão assinar documentos no âmbito do SEI.

§ 2º  A solicitação de cadastro no caso do § 1º deverá ser feita pelo Diretor da área ou superior hierárquico, ou ainda servidor por este designado, desde que a atividade desempenhada exija o acesso ao SEI com este perfil.

§ 3º  Os discentes membros de conselhos e colegiados serão cadastrados com perfil "Básico" para acessar os processos e assinar os documentos pertinentes.

 

Art. 23.  A solicitação de cadastro de usuários no SEI deverá ser feita pelo gestor responsável pela área, conforme procedimentos estabelecidos pela PROGEP e disponibilizados na página da PROGEP e Base de Conhecimento no SEI.

 

Art. 24.  As assinaturas serão cadastradas nas unidades considerando cargos e funções, sendo os cargos compatíveis com os servidores ali lotados e as funções constantes nas portarias de designação para a função exercida.

 

Art. 25.  Pessoas externas à UFU poderão se cadastrar como usuário externo para peticionar processos ou assinar documentos gerados no âmbito da UFU.

Parágrafo único.  O cadastro de usuário externo dependerá de apresentação em meio eletrônico de documentos ou outra forma de verificar a identidade do solicitante.

 

 

CAPÍTULO V

DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

 

Art. 26.  A estrutura organizacional da UFU cadastrada no SEI contempla apenas unidades regimentais, isto é, previstas no Regimento Geral da UFU e criadas por atos normativos e ordinatórios.

§ 1º  Serão cadastradas também como unidades no SEI as comissões/comitês/grupos de trabalho/câmaras permanentes nomeadas por autoridades competentes que necessitem tramitar processos administrativos e produzir documentação.

§ 2º  Poderão ser cadastradas outras comissões/comitês/grupos de trabalho/câmaras que desempenham atividades de caráter permanente e necessitem tramitar processos.

§ 3º  A análise do cadastro das comissões previstas no § 2º será feita pela DIDOC mediante solicitação circunstanciada do gestor responsável pela nomeação e/ou acompanhamento dos trabalhos, que deverá ser instruída com a documentação pertinente.

 

Art. 27. A estrutura organizacional das unidades administrativas, acadêmicas e especiais de ensino está fundamentada no Regimento Geral da UFU, consolidada na Resolução nº 01/2012 do CONSUN e complementada por resoluções e portarias posteriores ao ano de 2012 que alteram ou adicionam novas unidades à estrutura da Instituição.

Parágrafo único.  No caso específico das unidades acadêmicas e especiais de ensino, as estruturas constantes no SEI são aquelas previstas no organograma da Resolução nº 01/2012 do CONSUN, com as atualizações previstas em Regimento Interno aprovado após esta Resolução.

 

Art. 28.  As unidades e hierarquias cadastradas no SEI que compõem a estrutura organizacional das unidades acadêmicas e especiais de ensino estão representadas no organograma constante no Anexo 3.

Parágrafo único.  O local de exercício dos servidores na estrutura das unidades acadêmicas e especiais de ensino será:

I - docentes estarão na Faculdade/Instituto/Escola (ex.: ILEEL), salvo se houver estrutura departamental prevista em Regimento;

II - Diretor e técnicos da Direção estão na Diretoria da Faculdade/Instituto/Escola (ex.: DIRILEEL); e

III - Coordenador e técnicos/as da Coordenação estarão na respectiva Coordenação (ex.: CTRAD ou PPGEL ou CELIN).

 

Art. 29.  O cadastro, alteração ou exclusão de unidades deverá ser solicitado à Divisão de Estatísticas e Informações (DIESI/DIRPL/PROPLAD), conforme orientações por esta definidas e divulgadas na página da PROPLAD.

 

 

CAPÍTULO VI

DOS ATOS NORMATIVOS E ORDINATÓRIOS

 

Art. 30.  A elaboração e a publicação de atos normativos e ordinatórios (Resolução, Portaria, Despacho Decisório e Edital) deverão observar os seguintes procedimentos:

I - conforme o art. 321 do Regimento Geral da UFU, constituem-se como atos normativos as Resoluções dos Conselhos Superiores, Conselhos das unidades acadêmicas e das coordenações de cursos de graduação e de pós-graduação e como atos ordinatórios as Portarias e os Despachos Decisórios;

II - possuem competência para emitirem atos ordinatórios as seguintes autoridades: Reitor, Pró-Reitores, Diretores de Unidade Acadêmica, Coordenadores de curso de graduação ou de programa de pós-graduação;

III - os atos normativos e ordinatórios obedecerão a numeração sequencial da unidade e deverão ser emitidos apenas nas unidades cujo titular possua poderes regimentais para emiti-los, conforme item anterior;

IV - caso alguma unidade não contemplada no item II necessite de um ato ordinatório, a área solicitante deverá elaborar minuta do documento no SEI e encaminhar o processo com a minuta para análise da autoridade responsável pela assinatura;

V - a partir da minuta, o ato ordinatório será confeccionado pela unidade demandada e devolvido para a unidade demandante;

IV - os atos ordinatórios a serem assinados e publicados pelo Reitor deverão ser encaminhados pelo solicitante para a unidade organizacional “Reitoria” (sigla: REITO);

V - a publicação dos atos normativos e ordinatórios deverá ser realizada no módulo “Publicações Eletrônicas” do SEI, sendo de responsabilidade das autoridades e unidades mencionadas no item II;

VI - para consulta do documento publicado, o interessado deverá acessar o módulo “Publicações Eletrônicas” no endereço http://www.ufu.br/sei; e

VII - os Editais serão tratados como atos ordinatórios e obedecerão aos mesmos procedimentos de criação destinados às Portarias e aos Despachos Decisórios.

 

 

CAPÍTULO VII

DA PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 31.  Os documentos gerados no SEI deverão obedecer a um padrão de formatação segundo normas internas e externas à UFU.

§ 1º  O modelo padrão de cabeçalho para os documentos será baseado no Manual de Redação da Presidência da República, na Lei nº 5.700/71 e na Resolução nº 04/2011 do Conselho Universitário (CONSUN), e deverá conter o brasão das armas na margem superior esquerda e a Marca UFU na margem superior direita.

§ 2º  Os usuários deverão observar as regras de formatação (fonte e tamanho de letra, espaçamento, numeração de parágrafos, dentre outros) contidas no Manual de Redação da Presidência da República (conforme modelo disponível no Anexo 2).

 

 

CAPÍTULO VIII

DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

 

Art. 32.  Compete às unidades organizacionais da UFU:

I - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos;

II - produzir documentos de sua unidade no SEI;

III - tramitar e receber os documentos e processos por meio do SEI;

IV - solicitar ao administrador acesso compatível com as atribuições do usuário, conforme a necessidade de sua unidade;

V - indicar servidor para atuar como multiplicador do SEI; e

VI - divulgar seus procedimentos internos a serem seguidos pelos interessados e envolvidos no processo, por meio de Base de Conhecimento no SEI, com base na legislação e demais normas pertinentes, e complementarmente em seu sítio eletrônico.

 

Art. 33.  São obrigações de todo os usuários do SEI:

I - registrar todos os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades;

II - zelar pela correta utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

III - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

IV - comunicar à chefia sobre a necessidade de atualização de seus dados cadastrais no SEI; e

V - responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

 

Art. 34.  São de exclusiva responsabilidade do usuário:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo cabível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a veracidade dos dados informados;

III - a edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pela UFU, no que se refere à formatação e ao tamanho do arquivo;

IV - a consulta periódica ao endereço eletrônico cadastrado e ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações relativas aos atos processuais; e

V - o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o SEI não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço.

Parágrafo único.  A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis a falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais

 

 

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 36.  Os procedimentos referentes à gestão de processos e documentos eletrônicos, no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia, serão avaliados periodicamente  e poderão ser revistos caso necessário.

Art. 37.  Esta postaria entra em vigor nesta data, revogando a Portaria REITO Nº 2, de 04 de agosto de 2017.

 

 

Valder Steffen Júnior

Reitor

 

 

 


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Documento assinado eletronicamente por Valder Steffen Junior, Reitor(a), em 14/09/2018, às 11:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0700774 e o código CRC 6BCAEFB3.



 

ANEXO 1: Legislação relacionada

 

Decreto 8.539/2015: “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”.

Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677/2015: “Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal”.

Decreto-Lei 200/1967: “Dispõe sôbre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências”.

Lei 8.159/1991: “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.

Lei 9.784/1999: “Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal”.

Lei 12.527/2011: Regula o acesso a informações e dá outras providências (Lei de Acesso à Informação)

Medida Provisória 2.200-2/2001: “Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.”

Portaria Interministerial N 2.320/2014: "Institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal."

Portaria Interministerial Nº 2.321/2014: "Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências.

Lei 12.682/2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos."

Portaria MEC 1.261/2013: "Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências."

Resolução 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivo: "Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública”.

Decreto 7.724/2012: “Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do §3º do art. 37 e no §2º do art. 216 da Constituição”.

Manual de Redação da Presidência da República.

Resolução nº 04/2011 do CONSUN: “Regulamenta a utilização e aplicação da Marca UFU”.

Resolução 01/2012 do CONSUN: “Consolida a estrutura organizacional da Universidade Federal de Uberlândia”.

 

 

 

 

ANEXO 2: Exemplos de documentos

 

Memorando

tipo do documento                                 sigla da unidade

  Memorando123/2018/DIGRA/REITO

                                    número sequencial da unidade

data por extenso

Uberlândia, 27 de agosto de 2018.

                            destinatário mencionado pelo cargo/função

  Ao(À) Sr(a). Diretor de Cultura - DICULT

 

                      assunto do documento

  Assunto: Informa sobre entrega de prêmios.

 

O memorando é endereçado ao gestor ocupante do cargo, isto é, Diretor(a), Pró-Reitor(a), Coordenador(a), etc. Neste caso, no campo “Destinatário”, insira o cargo ao qual se destina o memorando (Diretor do Centro de Tecnologias, por exemplo).

Não há vocativo em memorando, ou seja, não são necessárias expressões como "Prezado Coordenador" ou "Magnífico Reitor".

Os parágrafos do memorando devem ser numerados.

Orientamos os(as) usuários(as) a observar as normas para confecção de memorandos conforme o Manual de Redação da Presidência da República.

 

Atenciosamente ou Respeitosamente(conforme a hierarquia),

 

Nome do Signatário

Cargo/Função do Signatário

Portaria de designação para a função

 

 

 

REQUERIMENTO

                          destinatário da solicitação

Ao(À) Sr(a) Pró-Reitor de Gestão de Pessoas

 

Identificação do solicitante

 

Nome:

 

Cargo/função:

 

SIAPE:

 

Lotação:

 

E-mail:

 

Telefone:

 

 

SOLICITAÇÃO

Requer [...descreva a solicitação...] (campos em azul devem ser preenchidos pelo usuário)

 

Nestes termos, pede deferimento.

 

         data por extenso

  27 de agosto de 2018

Nome do Signatário

Cargo/Função do Signatário

 

 

 

 

ANEXO 3: Estrutura Organizacional das Unidades Acadêmicas e Unidades Especiais de Ensino

 

 

 

 

 


Referência: Processo nº 23117.000171/2017-83 SEI nº 0700774