SEI/UFU - 1659137

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA, no uso das atribuições legais, e

CONSIDERANDO os procedimentos arquivísticos relativos à produção, utilização e destinação final dos documentos produzidos e recebidos, independentemente de sua natureza ou suporte, em decorrência do exercício de atividades especificas desta universidade;

CONSIDERANDO o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, o qual determina a constituição de Comissão Permanente de Avaliação Documental no âmbito de órgãos e entidade integrantes da Administração Pública Federal;

Art. 1º Constituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD) da Universidade Federal de Uberlândia, para deliberar sobre os assuntos arquivísticos desta universidade, com as seguintes competências:

I - implementar e acompanhar o processo de avaliação de documentos, viabilizando assim a efetiva aplicação de planos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos na Universidade, independentemente da espécie, natureza ou suporte, analógica ou digital, tendo em vista a identificação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

II - analisar e sugerir atualizações necessárias aos planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos adotados e/ou elaborados pela universidade ao Arquivo Nacional;

III - receber e deliberar sobre as listagens de eliminação de documentos, elaboradas pelas unidades dos campi universitários;

IV - submeter aos órgãos competentes as listagens de eliminação de documentos aprovadas pela Comissão;

V - acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferência e recolhimentos dos documentos da instituição, definindo também a forma de destruição dos documentos destinados a eliminação;

VI - normatizar e autorizar a eliminação de documentos não arquivísticos e cópias de documentos arquivísticos das unidades dos campi universitário;

VII - comunicar e relatar à Administração Superior a eliminação indevida, o desaparecimento e a falta de zelo com os documentos da Universidade;

VIII - deliberar e aprovar critérios para a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;

IX - orientar e normatizar a produção, o fluxo e a destinação final dos documentos arquivísticos da Universidade;

X - assessorar a Administração Superior quanto à gestão transparente dos documentos, visando assegurar seu amplo acesso e divulgação, bem como a classificação de documentos em qualquer grau de sigilo, observando a legislação vigente;

XI - opinar e acompanhar programas de informatização de documentos, produção eletrônica de documentos arquivísticos e instalação de redes de informação e banco de dados que se refiram a documentos arquivísticos;

XII - estabelecer políticas de migração de suporte de documentos arquivísticos;

a) um arquivista pertencente ao quadro de servidores dos serviços de Arquivo e Protocolo da Universidade;

b) um servidor pertencente ao quadro de servidores dos serviços de Arquivo da Universidade;

c) um servidor pertencente ao quadro de servidores dos serviços de Protocolo da Universidade.

b) um servidor pertencente ao quadro de membros da Comissão de Revisão de Prontuários;

Parágrafo único. Os membros variáveis da COPAD serão indicados pelo Presidente desta e serão convocados sempre que o assunto da documentação for originário da área de atuação e/ou do arquivo da unidade em que o servidor estiver lotado.

Art. 3º A COPAD poderá convidar, a qualquer tempo, servidores especialistas das áreas de conhecimento cujos documentos estiverem sendo analisados, para emissão de parecer técnico.

Art. 4º Os membros permanentes da COPAD serão indicados pelo Coordenador da Divisão de Documentação – DIDOC, e designados por Portaria do Reitor.

Art. 5º Os membros variáveis serão indicados pelos chefes das áreas de atuação dos servidores e o membro pertencente à Comissão de Revisão de Prontuários pelo Presidente desta, sendo que todos deverão ser designados por Portaria do Reitor.

Art. 6º Os membros que compõem a COPAD poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por ausência injustificada por três reuniões consecutivas ou cinco intercaladas.

Art. 7º O mandato dos membros permanentes é de 2 (dois) anos, permitida a recondução.

Art. 8º A COPAD reunir-se-á, ordinariamente, a cada 120 dias, por convocação do presidente, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, e extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do presidente ou por solicitação de qualquer membro da COPAD, com antecedência mínima de 72 horas.

§ 1º A convocação deverá constar a pauta dos assuntos a serem tratados e poderá ser realizada por qualquer meio de comunicação oficial da instituição.

§ 2º Os membros deverão confirmar a presença nas reuniões, podendo sugerir a inclusão de outros assuntos na pauta da reunião.

§ 3º A COPAD deliberará pela maioria simples de seus membros presentes e será coordenada pelo presidente, ou, na sua ausência, pelo vice-presidente.

§ 4º Qualquer matéria urgente, ou de alta relevância, poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 5º Instalada a reunião, qualquer membro poderá solicitar a palavra para apresentar oralmente suas observações ou encaminhá-las ao presidente, por escrito.

§ 6º O(s) resultado(s) apresentado(s) de cada reunião deverá(ão) ser(em) transcrito(s) em Ata, a ser assinada por todos os membros da comissão.

§ 7º As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido na primeira reunião de cada ano.

§ 8º As reuniões poderão ser itinerantes com objetivo de divulgar as atividades da comissão, ou atender demandas de unidades ou órgãos da instituição.

§ 9º A COPAD contará com recursos financeiros da Reitoria para deslocamentos para fora de seu domicílio, quando necessário.

§ 10. A COPAD poderá utilizar as dependências das unidades dos serviços de arquivo e protocolo ou as dependências Reitoria para suas reuniões e atividades.

Art. 9º A responsabilidade pela guarda da documentação da COPAD ficará a cargo da Divisão de Documentação da UFU.

Art. 10 O presidente da Comissão será um servidor da instituição, com conhecimento e/ou experiência na área de arquivologia, escolhido pelos membros permanentes da COPAD, designado pelo Reitor, ao qual compete:

II - encaminhar as deliberações da COPAD, através de atos formais, à Administração Superior para as devidas providências;

III - delegar atribuições aos demais componentes, bem como designar membro para supervisionar eliminação física dos documentos, após aprovação da instituição arquivística competente;

IV - representar a COPAD junto a órgãos e unidades da instituição, no tocante as suas competências;

V - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da COPAD, autoridades ou técnicos, para participar das reuniões, sem direito à participação nas deliberações;

VI - providenciar a elaboração das atas das reuniões, bem como encaminhá-las, por qualquer meio de comunicação oficial da instituição, aos membros da comissão para aprovação e assinatura na reunião seguinte;

VII - elaborar, anualmente, relatório de atividades e ações originadas de decisões da COPAD;

VIII - indicar ao Reitor nomes para substituição dos membros da COPAD, de acordo com o disposto nesta Portaria; e

IX - analisar a viabilidade das proposições de alteração de Regimento Interno e submeter aos demais membros, sendo a aprovação condicionada ao voto da maioria simples dos membros, a ser editado por Portaria do Reitor.

Parágrafo único. O vice-presidente da Comissão será um servidor da instituição escolhido pelos membros permanentes da COPAD, designado pelo Reitor, ao qual compete substituir o presidente em suas ausências, faltas ou impedimentos.

Documento assinado eletronicamente por Valder Steffen Junior, Reitor(a), em 31/10/2019, às 15:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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