Memorando-Circular SEI nº 5/2018/COMSEI/REITO

Uberlândia, 29 de outubro de 2018.

Aos(Às) Senhores(as):

Gestores(as) das Unidades Acadêmicas e Administrativas

Assunto: Assinaturas em formato de imagem.

Considerando a utilização do Sistema Eletrônico de Informações como sistema de processos administrativos eletrônicos no âmbito da UFU, a assinatura dos documentos nele produzidos está regulamentada pelo Decreto 8539/2015 que, prevê, dentre outros, que a comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica pode ser feita com utilização de nome de usuário e senha.

Ainda, segundo esse mesmo Decreto e também a Medida Provisória 2.200-A/2001, a autoria, autenticidade e integridade dos documentos e assinaturas poderão ser obtidas por meio do certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Na UFU, o certificado digital adotado é o token, utilizado por vários servidores e pelo Setor de Protocolo (SEPRO) para autenticação de documentos.

Ocorre que, ao invés da utilização do editor de texto do SEI, alguns usuários têm anexado documentos em formato “pdf” e com assinatura em formato de imagem (assinaturas que foram digitalizadas e inseridas no teor do documento). Apesar de ser visualmente possível identificar o signatário por meio da imagem, essa prática oferece os seguintes riscos:

documentos que possuem assinaturas inseridas por meio de assinadores externos ao sistema não possuem cadeia de bits (código 'hash") que fornecem metadados sobre sua assinatura, tornando tais documentos inválidos no âmbito administrativo, civil e jurídico;

durante as fases da preservação desses documentos, em que será necessário migrar a cadeia original de bits para o ambiente de preservação, os metadados relativos à assinatura dos documentos são perdidos, não sendo possível recuperar os documentos assinados para fins de comprovação de autoria e integridade.

Assim, reforçamos a importância de que os documentos sejam confeccionados e assinados no SEI. Na impossibilidade, os documentos externos em formato “pdf” e que demandam assinatura deverão ser assinados em meio físico para posterior digitalização e autenticação por meio do token. Os usuários que não possuem seu certificado digital deverão apresentar o documento ao SEPRO que dispõe de meios e procedimentos necessários para a correta digitalização e preservação do documento.

Atenciosamente,

Pedro Santos Guimarães

Presidente da Comissão de Implantação do SEI/UFU

Portaria SEI REITO nº 874, de 13 de setembro de 2018

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Documento assinado eletronicamente por Pedro Santos Guimarães, Presidente, em 29/10/2018, às 13:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0816986 e o código CRC 6382BAE0.

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