Ofício Circular nº 2/2020/COMSEI/REITO-UFU

Uberlândia, 05 de fevereiro de 2020.

Aos (Às) Gestores(as) das Unidades Acadêmicas e Administrativas

Assunto: Orientação sobre envio de processo a todas as unidades no SEI.

Senhores(as) gestores(as),

A estrutura organizacional da UFU foi cadastrada no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) segundo as unidades executivas do organograma da Resolução 01/2012 do Conselho Universitário (Pró-Reitorias, Faculdades/Institutos, Diretorias, Coordenações etc). Considerando que o SEI é o sistema onde se produzem os documentos da instituição, foram cadastradas também as unidades consultivas e deliberativas como Conselhos, Colegiados, Comissões/Comitês, Núcleos Docentes Estruturantes e Assembleias.

Nesse sentido, os usuários do SEI (docentes e técnicos) são cadastrados primeiramente nas suas respectivas unidades de lotação e/ou exercício (por exemplo: Faculdade de Educação ou Divisão de Pessoal) e, caso passem a integrar alguma comissão ou colegiado, são cadastrados também nessas unidades, fazendo com que os servidores possam estar em várias unidades no SEI.

Diante do exposto, orientamos que sempre que for necessário enviar processos contendo orientações e informações de interesse de toda a comunidade, que o envio seja feito para as unidades de efetiva lotação e/ou exercício do servidor, evitando o envio para Conselhos, Colegiados, Comissões/Comitês, Núcleos Docentes Estruturantes e Assembleias. Quando isso acontece, os processos ficam abertos em diversas unidades (atualmente o SEI possui mais de 1.100 unidades), aumentado a estatísticas de processos parados, sem andamento ou conclusão.

Se a intenção do envio do processo é atingir toda a comunidade, basta que ele seja enviado para as unidades onde há servidores lotados ou em exercício pois não haverá docente em alguma comissão que já não esteja em uma faculdade/instituto ou técnico em algum conselho que não esteja em uma pró-reitoria ou hospital, por exemplo. Sugerimos que o envio seja baseado no despacho de documentos impressos, isto é, unidades acadêmicas e unidades administrativa que irão encaminhar o processo internamente conforme sua estrutura organizacional.

Assim, ao enviar processos de interesse geral, orientamos a não selecionar todas as unidades do SEI, evitando que unidades como comissões, assembleias e colegiados recebam processos destinados aos docentes e técnicos.

Para auxiliar os usuários, enviamos a lista de unidades acadêmicas e administrativas da UFU. Para auxiliar no envio, pode ser usada a ferramenta "Grupos de envio" no SEI, que permite cadastrar uma lista de unidades e depois selecioná-las em conjunto. Ao enviar processos para tais unidades, solicite que elas divulguem internamente e peça divulgação nos canais de comunicação da UFU.

Dúvidas podem ser esclarecidas por meio do endereço sei@ufu.br.

Atenciosamente,

PEDRO SANTOS GUIMARÃES

Presidente da Comissão de Assessoramento do SEI/UFU

Portaria REITO nº 442, de 23 de abril de 2019 (1189684)

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Documento assinado eletronicamente por Pedro Santos Guimarães, Presidente, em 05/02/2020, às 08:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1849403 e o código CRC 59699A33.

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