Ofício Circular nº 6/2021/DIRAF/PROPLAD/REITO-UFU

Uberlândia, 29 de janeiro de 2021.

Aos(Às) Senhores(as):

Pró-Reitor de Graduação

Pró-Reitor de Pós-Graduação

Pró-Reitor de Extensão e Cultura

Pró-Reitora de Assuntos Estudantis

Diretor da ESTES

Assunto: Orientações para elaboração de processos de pagamentos de bolsas e auxílios - ano de 2021

Visando a unificar procedimentos, de modo a executar o processamento dos pagamentos de bolsas e auxílios dos diversos programas e editais da UFU tempestivamente, de acordo com as legislações vigentes e com o menor erro possível, repassamos as seguintes orientações para a confecção dos processos de pagamento a partir do mês de fevereiro de 2021: 

Quanto à relação de beneficiários para pagamento, deverá:

ser juntada ao processo SEI em formato de planilha, arquivo do tipo ods.

apresentar cabeçalho com as seguintes informações: o tipo da bolsa/auxílio, mês ou período de referência para o pagamento. 

apresentar, ao menos, as seguintes informações, em colunas separadas: nome do beneficiário (se houver nome social, acrescentar em parênteses), CPF, matrícula, banco, agência, conta e valor a ser pago.

Ao final, a planilha deverá apresentar o somatório dos valores a serem pagos para aquela listagem.

Quanto aos dados bancários:

Para o preenchimento dos dados bancários na relação de pagamento, adotar o seguinte padrão (apenas números):

Código do banco: 3 dígitos (Ex: 000). Em caso de dúvida, os códigos dos bancos podem ser consultados na internet. Sugerimos o seguinte endereço: https://www.bcb.gov.br/pom/spb/estatistica/port/ASTR003.pdf.

Código da agência: 4 dígitos + 1 dígito verificador (Ex.: 0000-0). Quando não houver informação sobre dígito verificador, digitar "x"

Número da conta: dígitos + 1 dígito verificador. (Ex.: 00000000-0). 

Em regra, os beneficiários deverão apresentar contas-correntes para o recebimento das bolsas e auxílios, uma vez que a conta poupança não é destinada para movimentações financeiras ao longo do mês, Nos casos excepcionais em que for solicitado o pagamento por conta poupança, deverá ser informado obrigatoriamente o código do tipo de operação de conta antes do número dela na mesma coluna.

Quanto ao pagamento retroativo:

Para melhor identificação, incluir coluna observação e justificar o motivo do pagamento, apontando o período retroativo a ser pago.

Quanto ao pagamento de beneficiários que não possuem conta-corrente:

A fim de diminuir o número de pagamentos cancelados, processos devolvidos, retrabalhos e também a exposição dos beneficiários ao COVID-19, e considerando a cada vez maior disponibilidade e facilidade para abertura de contas digitais, solicitamos que seja evitado, na medida do possível, o pagamento de alunos sem conta-corrente (limitando ao primeiro pagamento).

A partir de fevereiro de 2021, deverá ser incluída, no mesmo processo de pagamento, as relações de beneficiários que receberão por conta-corrente e sem conta. Observar:

planilhas separadas para conta corrente e sem conta;

o tipo de bolsa/auxílio deve ser igual para ambas as listagens.

o valor total a ser solicitado para pagamento deve incluir o somatório de todas as listas. 

Quanto ao período de pagamento:

O padrão é que os pagamentos sejam feitos no início de cada mês seguinte ao de referência da bolsa, e no mês de referência dos auxílios. Informar, no ofício de ateste e solicitação de pagamento, expressamente, quando se tratar de período diferente.

adotar procedimentos controles para que os processos de pagamento estejam na Diretoria de Administração Financeira até o dia 25 de cada mês, a fim de que haja tempo hábil para liquidação da despesa tendo em vista o envio de programação financeira, por parte do MEC, no início do mês seguinte. As datas de emissão de ordem bancária podem variar, conforme a disponibilidade de financeiro.

em dezembro, o prazo para envio de processos sofre alterações, a ser definido nas normas de encerramento do exercício.

Quanto ao encaminhamento dos processos:

Os processos de pagamento de bolsas e auxílios seguem um fluxo que envolve a criação de processo SEI, inclusão de documentos como a relação de beneficiários, nota de empenho, ofícios de ateste da Chefia Superior máxima da Unidade (Pró-Reitor ou Diretor de Unidade acadêmica, p.e), solicitação de autorização para pagamento, ao Ordenador de Despesas. Ao encaminhar o processo para cada unidade subsequente, a unidade não deverá mantê-lo aberto, para que a DIRAF possa sobrestá-lo até a liberação de recurso financeiro. Além disso, processos abertos por longos prazos impactam nas estatísticas da unidade em que ele se encontra.

Para manter o acompanhamento das fases processuais, sugerimos o uso da ferramenta "acompanhamento especial" disponível no próprio SEI.

Quanto às regularizações de cancelamento de ordem bancária:

As ordens bancárias apresentam o seguinte prazo para devolução:

contas do Banco do Brasil: 1º dia útil após o pagamento;

demais bancos: 2º dia útil após o pagamento

ordens bancárias não sacadas: 7 dias após a emissão

somente após esses prazos a Divisão Financeira (DIFIN) elabora ofício solicitando a confirmação dos dados bancários para proceder com a regularização.

Para evitar possíveis novas devoluções e todo o retrabalho envolvido juntar ao processo, ao responder às solicitações da DIFIN, na medida do possível, cópia do cartão da conta ou cabeçalho de extrato bancário fornecido pelo beneficiário e realizar as devidas alterações em seus arquivos para os próximos pagamentos de tal beneficiário.  

Quanto à emissão de GRU:

Nos casos em que for necessária a emissão de Guia de Recolhimento da União (GRU), para devolução de valores recebidos, reabrir o processo SEI referente ao mês em que o valor foi pago ao aluno, juntar a GRU, comprovante de pagamento e encaminhar processo para a DIRAF, para acompanhamento e controle.  

Observação: caso haja necessidade de solicitar à Divisão Financeira a emissão de GRU, juntar ofício SEI ao processo original de pagamento, com todos os dados necessários - nome e CPF do aluno, competência, empenho, valor, etc - e encaminhá-lo à unidade DIRAF.

Pedimos gentileza que essas orientações sejam encaminhadas a todos os setores responsáveis pela elaboração de processos de pagamento de bolsas em sua unidade. 

Respeitosamente,

RAFAEL VIDAL TAVARES

Diretor de Administração Financeira

Portaria de designação R Nº 268/20

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Documento assinado eletronicamente por Rafael Vidal Tavares, Diretor(a), em 01/02/2021, às 16:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2533578 e o código CRC 5828D8A1.

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