SEI/UFU - 3016232 - Ata de Reunião

ATA DA 1ª REUNIÃO DO COLEGIADO DA COORDENAÇÃO DE EXTENSÃO DO INSTITUTO DE GEOGRAFIA – COEXT-IGUFU (APROVADA EM REUNIÃO COLEGIADA EM 13 DE AGOSTO DE 2021, POR UNANIMIDADE)

A 1ª Reunião do Colegiado da Coordenação de Extensão do Instituto de Geografia – COLEXT-IGUFU teve início às 14 horas do dia 27 de julho de 2021, com a presença da Profa. Gláucia Carvalho Gomes – coordenadora de extensão; Profa. Dra. Amanda Regina Gonçalves, representante do Curso de Licenciatura de Geografia; Prof. Dra. Luziane Ribeiro Indjai, representante do Curso de Engenharia de Agrimensura e Engenharia Cartográfica; Prof. Dr. Félix Nanini, representante do curso de Geologia e o Técnico-Administrativo Ms. Alison Nascimento Teixeira, representante dos técnicos administrativos. Não esteve presente o Prof. Dr. Heitor Siqueira Sayeg, cuja ausência foi previamente justificada. Ressalta-se, ainda, que o curso de Saúde Coletiva se encontra, no momento, sem representação.

A reunião teve início com a apresentação dos representantes, momento em que todos externaram as motivações para terem-se colocado à disposição da COEXT-IGUFU.

Passado ao primeiro ponto, cuja tema foi “Elaboração de calendário semestral de reuniões da COEXT-IGUFU”, ele foi iniciado com uma rodada de colocação de disponibilidades de todos os presentes, considerando os compromissos prévios já assumidos até final do semestre. A partir das colocações apresentadas, definiu-se que a COEXT-IGUFU realizará suas reuniões de colegiado às Sextas-Feiras, entre 14 e 1 7 horas. Ainda pertinente ao tema, passou-se à discussão acerca da regularidade das reuniões. Para esta decisão foi considerado o modo como a COEXT-IGUFU realizaria suas obrigações burocrático/administrativas e analíticas, especialmente quanto ao deferimento de ações de extensão inseridas no SIEX. A título de informação, a Profa. Gláucia Carvalho Gomes informou como as COEXTs-UFU vêm se organizando, informação obtida, segundo ela, junto ao fórum de coordenadores de extensão, em consulta aberta feita no grupo de coordenadores de extensão. Foi relatado ao colegiado que há a predominância de três formatos de deferimento: o primeiro, em que o coordenador analisa e emite o deferimento, individualmente; o segundo, em que o coordenador, mediante inserção de nova ação, direciona, em esquema de rodízio o parecer cada membro do colegiado, que analisa e emite o parecer individualmente e o, terceiro, em que o coordenador repete a dinâmica do segundo, mas se acrescenta uma etapa, em que o colegiado a COEXT se reúne e avalia conjuntamente os pareceres emitidos. Considerando o intuito formativo; a necessidade de se obter um padrão de análises; a necessidade do conhecimento mais amplo de todos da COEXT-IGUFU acerca das ações de extensão do Instituto de Geografia e, ainda, a compreensão de que o processo de análise e emissão de parecer se reveste de caráter formativo para todos, o colegiado, por unanimidade, definiu pela ação da terceira opção. Como consequência, visando garantir a fluidez e evitar atrasos no deferimento das ações, definiu-se que COEXT se reunirá às Sextas-feiras, entre 14 e 17 horas, a cada 15 dias. Por fim, definiu-se que a próxima reunião da COEXT-IGUFU ocorrerá no dia 13 de agosto de 2021. Vencido o primeiro tópico passou-se ao segundo, que consistiu na discussão acerca da “Definição dos procedimentos de deferimento de ações de Extensão no SIEX”. Com o acúmulo da discussão tópico anterior(em que se decidiu que a metodologia a ser adotada é que o coordenador distribuirá as ações de extensão para cada membro do colegiado, que emitirá parecer individual e, posteriormente, haverá reunião do colegiado para discutir e emitir o parecer coletivo), discutiu-se os instrumentos que se utilizaria, uma vez que o sistema SIEX, para deferimento, atualmente, só é acessado pelo coordenador da COEXT. Inicialmente, pensou-se na utilização de e-mail e google drive para compartilhamento. Contudo, à luz da discussão e aperfeiçoamento das sugestões apresentadas, definiu-se a COEXT-IGUFU fará uso do Sistema SEI/UFU!, abrindo um processo geral, em que será inserido a ação para parecer, o parecer individual emitido pelo membro do colegiado e, por fim, o documento de aprovação coletiva. Por sua vez, o sistema também será utilizado para formar um banco de documentos pertinentes à elaboração de propostas de ações de extensão e à análise e emissão de parecer. A opção por este instrumental foi assim definida por se entender que, desta maneira, será possível desenvolver as ações da COEXT de forma mais clara, em consonância com princípios da Administração Pública, como a transparência no exercício do serviço público.

Na sequência, passou-se ao terceiro ponto da pauta, que consiste na “Definição de procedimentos para orientação de prazos para cadastro de ações de extensão, considerando os prazos para deferimento da COEXT”, uma vez que o entendimento do colegiado é que estas se fariam necessárias, em razão dos procedimentos e fluxos anteriormente definidos. A partir do consenso formado acerca da necessidade de orientar a comunidade extensionista do Instituto de Geografia acerca da necessária observância dos prazos, definiu-se que a COEXT-IGUFU elaboraria um comunicado informando o formato e prazos de deferimento das ações, bem como o calendário das reuniões e prazo de até cinco antes da próxima reunião para que a ação de extensão seja inserida no SIEX, como condição para haja tempo hábil de emissão do parecer individual, que será apreciado na reunião subsequente. Após vencer o ponto anterior, passou-se `a discussão do último ponto, que se tratou das “Discussões iniciais sobre a elaboração do PEX (Plano de Extensão) e procedimentos de sua condução no âmbito do IG.” A discussão teve início com a socialização entre os membros do que a COEXT sabe até agora sobre tema. Antes se avançar no registro do que foi discutido, ressalte-se que todo o colegiado da COEXT-IGUFU está participando do curso de formação de coordenadores de extensão, oferecido pela PROGRAD/PROEXC, como meio de apropriar e se aprofundar nos temas afeitos à extensão, dentre eles, a elaboração do Plano de Extensão Institucional da Unidade Acadêmica, o PEX. Em princípio, foi informado que o PEX consiste numa determinação institucional, por força da resolução 05/2020 do Conselho do Extensão, Culturae Assuntos Estudantis (CONSEX),que dispõe e regulamenta o tema. Foi informado que o PEX, por força do artigo 2º da referida resolução se constitui no documento oficial orientador das ações de extensão na Unidade Acadêmica e nele deverá ser demonstrado a articulação entre a extensão, o ensino e a pesquisa, devendo este documento refletir a natureza e a abrangência da extensão na Unidade Acadêmica. Por fim, foi informado, que por força do artigo 4º da resolução 5/2020, a construção do PEX é de responsabilidade da COEXT, e, por fim, que a referida resolução traz o fluxo para elaboração deste documento, bem como dá sua diretriz de construção coletiva. Antes de se passar à definição de como a COEXT-IGUFU se organizaria para elaborar o PEX-IGUFU, também foi informado que, a partir da elaboração desse documento, os Projetos Pedagógicos dos respectivos cursos do Instituto de Geografia deveriam ser reformulado para sua inserção, uma vez que é a partir de sua inserção que se formalizará a curricularização da extensão, no fazer cumprir da meta/estratégia 12.7 da Lei 13.005/2014, que dispõe sobre a necessidade de cumprimento pelo discente de 10% da carga horária do curso de graduação em ações de extensão, estando estas vinculadas ao PEX. Dado o impacto que a elaboração desse documento trará os cursos de graduação; considerando a diretriz de condução desse processo de forma ampla e coletiva; considerando a compreensão da COEXT-IGUFU que a melhor estratégia para o efetivo reconhecimento do PEX é elaborá-lo de forma participativa, definiu-se os passos a seguir. O primeiro passo adotado pela COEXT será chamar a comunidade do Instituto de Geografia para uma reunião informação sobre em que consiste o PEX e como ele impactará os cursos de graduação do Instituto de Geografia. Nesta reunião será disponibilidade instrumental de pesquisa semi-estruturado para coleta de sugestões; avaliações; compreensões e apreensões da comunidade IGUFU. Na sequência, a partir desse primeiro momento informativo e de consulta ativa, a COEXT-IGUFU, seguindo a resolução 05/2020, especialmente em seu artigo art. 5º, elaborará a versão preliminar do PEX-IGUFU. Como terceiro passo, a COEXT-IGUFU, socializará esse documento, com prazo de 15 dias para amplo conhecimento do documento e novo momento de coleta de sugestões. Após análise e potencial internalização destas, a COEXT-IGUFU realizará reunião com as coordenações de graduação e NDEs e seus respectivos colegiados, com o objetivo de discutir e refinar o documento para apresentação da 1ª versão do documento final do PEX-IGUFU. Posteriormente, esse documento será disponibilizado para nova avaliação da comunidade do IGUFU, período em que a COEXT-IGUFU se disponibilizará para esclarecimento de dúvidas. Se necessário, o documento será reelaborado em 2ª versão que, ocorrendo, será reapresentado. Por sim, será chamada uma nova reunião com a comunidade do IGUFU para apresentação do documento final e, se for, o caso, dirimir as últimas dúvidas e formar os últimos consensos para que este possa ser apreciado e aprovado pelo colegiado do COEXT e assim ser encaminhado ao Conselho do Instituto de Geografia, para apreciação e aprovação. Dado o prazo exíguo para sua construção (até dezembro de 2021) a COEXT-IGUFU solicitará ao Presidente do Conselho do IGUFU que, desde o início do processo seja indicado o futuro relator desse processo no CONIGUFU, para que este acompanhe de perto todo o processo e receba o processo para apreciação e emissão de parecer logo após a última reunião com a comunidade do IGUFU. O objetivo é que o CONIGUFU aprecie e aprove o PEX-IGUFU na última reunião de 2021 para que este, após aprovação, seja enviado ao CONSEX para apreciação e aprovação. Por fim, no último ponto, “Outros” tratou-se de tema que, de alguma maneira, permeou todaa reunião, que foi a elaboração de propostas e execução da chama extensão paga. Tal fato consiste na possibilidade de cobrança da comunidade externa de retribuição pecuniária para o desenvolvimento de ações (como inscrição para eventos; prestação de serviços pagos; projetos/cursos pagos pelo demandante/cursista, entre outros). O consenso formado na COEXT-IGUFU é que, independente de posições pessoais, estas podem ser desenvolvidas, em conformidade com o marco legal federal e com as resoluções, portarias e instrumentos normativos da Universidade Federal de Uberlândia. Considerando que que se trata de processo recentemente aprovado, considerando que a extensão na modalidade paga data de 2018 e que a UFU reelaborou os fluxos e procedimentos internos para execução; considerando a necessidade da atuar para garantir a segurança para a Administração Pública; considerando a necessidade de dar segurança ao colegiado da COEXT-IGUFU para realização das análises e emissão de parecer; e considerando o papel formativo e que visa a segurança e agilidade nos trâmites do processo para os proponentes da ação, o colegiado da COEXT-IGUFU definiu por sua disposição de oferecer uma formação na elaboração de ações de extensão paga, nos termos definidos pelo marco legal nacional e da UFU, que será apresenta ao CONIGUFU, que deliberará por sua necessidade ou não. Não havendo mais nada a tratar, a reunião foi encerrada às 17:38, do dia 27 de agosto de 2021, tendo sido dela elaborada essa ata que, após ser lida e aprovada, foi assinada pelos presentes.

Documento assinado eletronicamente por Alison Nascimento Teixeira, Membro de Colegiado, em 02/09/2021, às 10:09, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Amanda Regina Gonçalves, Membro de Colegiado, em 02/09/2021, às 14:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Felix Nannini, Membro de Colegiado, em 02/09/2021, às 15:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Glaucia Carvalho Gomes, Presidente, em 03/09/2021, às 11:24, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Heitor Siqueira Sayeg, Membro de Colegiado, em 06/09/2021, às 16:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Luziane Ribeiro Indjai, Membro de Colegiado, em 10/09/2021, às 10:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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