SEI/UFU - 1908685

A PRÓ-REITORA DE ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pela Portaria R n. 063/2017, e

CONSIDERANDO o Decreto nº 8.539/2015 que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”;

CONSIDERANDO a Portaria REITO nº 689/2016 que “Dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia”;

CONSIDERANDO a Portaria REITO nº 2, de 04 de agosto de 2017 que “Institui e regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal de Uberlândia”;

CONSIDERANDO o Decreto nº 10.193, de 27 de dezembro de 2019, que "Estabelece limites e instâncias de governança para a contratação de bens e serviços e para a realização de gastos com diárias e passagens no âmbito do Poder Executivo federal";

CONSIDERANDO o Decreto nº 5.992, de 19 de dezembro de 2006 que “Dispõe sobre a concessão de diárias no âmbito da administração federal direta, autárquica e fundacional, e dá outras providências”;

CONSIDERANDO a Portaria nº 2.227, de 31 de dezembro de 2019 que “Dispõe sobre os procedimentos para afastamento da sede e do país e concessão de diárias e passagens em viagens nacionais e internacionais, a serviço, no âmbito do Ministério da Educação”;

CONSIDERANDO a Portaria REITO nº 75, de 15 de janeiro de 2020 que "Dispõe sobre os procedimentos para afastamento da sede e do país e concessão de diárias e passagens em viagens nacionais e internacionais, a serviço, no âmbito da Universidade Federal de Uberlândia e dá outras providências".

CONSIDERANDO a necessidade de padronização dos documentos oficiais para consolidação da identidade e da imagem institucional;

CONSIDERANDO a segurança das informações e o agrupamento dos dados necessários às requisições;

CONSIDERANDO o aumento da eficiência e da agilidade no processamento das informações;

CONSIDERANDO a organização do atendimento às ações de assistência estudantil e das atividades desenvolvidas pelos servidores;

Art. 1º Aprovar, no âmbito da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil da Universidade Federal de Uberlândia, a institucionalização e utilização do Manual de Procedimentos Administrativos da Proae, a padronização dos formulários de solicitações diversas para o atendimento das ações e atividades de assistência estudantil, além da implantação do sistema de monitoramento e controle financeiro da assessoria administrativa da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil, em suas diretorias e divisões.

Art. 2º Esta Portaria regulamenta procedimentos administrativos no âmbito da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil da Universidade Federal de Uberlândia, especialmente no que se refere:

I - à institucionalização e utilização do Manual de Procedimentos Administrativos;

II - à padronização dos formulários de solicitações diversas para atendimento das ações e atividades da Assistência Estudantil;

III - a definição de fluxos administrativos entre a pró-reitoria, diretorias e divisões e demais unidades acadêmicas ou administrativas;

IV - a implantação do sistema de monitoramento e controle financeiro da assessoria administrativa da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil em suas diretorias e divisões.

Art. 3º O Manual de Procedimentos Administrativos possui um rol exemplificativo com as ações e atividades executadas no âmbito da assessoria administrativa da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil.

Parágrafo único. O Manual de Procedimentos Administrativos deve ser utilizado como documento auxiliar e consultivo nas solicitações diversas para atendimento das ações de Assistência Estudantil, servindo como guia para montagem de processos e dos trâmites administrativos para a elaboração das requisições.

Art. 4º As solicitações diversas contempladas no Manual de Procedimentos Administrativos incluem locação de som, palco e iluminação, hospedagem, diárias, passagens aéreas, transporte em veículo oficial, reembolso de passagens rodoviárias, pagamento de pessoa jurídica, materiais de consumo não regular e permanente fora do catálogo, materiais permanentes, materiais de consumo, instalação de ar condicionado, manutenção de equipamentos, transferência patrimonial, baixa patrimonial, gases, devolução de valores, auxílio financeiro a estudantes e confecção de material gráfico.

Parágrafo único. Outras solicitações poderão vir a ser padronizadas pelo Manual de Procedimentos Administrativos a depender de mudanças de fluxos ou necessidade da administração, disponibilidade orçamentária e financeira, além de serviços ou contratos ativos na Universidade Federal de Uberlândia.

Art. 5º O Manual de Procedimentos Administrativos será atualizado periodicamente e sempre que houver qualquer alteração nos procedimentos da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil.

§ 1º Tão logo seja atualizado, as novas versões serão disponibilizadas e enviadas aos e-mails institucionais dos gestores das unidades da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil, os quais terão a incumbência de divulgar para suas equipes.

§ 2º A versão mais recente do Manual de Procedimentos Administrativos ficará disponibilizada no site da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil, no endereço eletrônico http://www.proae.ufu.br/central-de-conteudos/documentos.

Art. 6º As solicitações específicas requeridas à assessoria administrativa da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil poderão sofrer ajustes referentes à matéria.

Art. 7º O manual definirá os fluxos e procedimentos a serem utilizados entre a pró-reitoria, diretorias e divisões, assim como as interfaces entre as demais unidades acadêmicas e administrativas, afim de regulamentar os fluxos para solicitações, execuções, pagamentos, prestação de contas e outros.

Art. 8º As solicitações diversas deverão ser requeridas mediante utilização de formulários e poderão abranger locação de som, palco e iluminação, hospedagem, diárias, passagens aéreas, transporte em veículo oficial, reembolso de passagens rodoviárias, auxílio financeiro à estudantes, confecção de material gráfico e lanche.

Parágrafo único. Outros formulários poderão vir a ser disponibilizados a depender de mudanças de fluxos, necessidade da administração ou demanda das diretorias e divisões, disponibilidade orçamentária e serviços ou contratos ativos na Universidade Federal de Uberlândia.

Art. 9º Em todos os formulários obrigatoriamente deverão constar nome do evento/atividade, edital de seleção, área de atuação, fonte de recursos, setor responsável, nome do(a) solicitante, telefone (celular) e endereço eletrônico, entre outros dados solicitados.

Art. 10. Os dados específicos requeridos nas solicitações diversas podem sofrer ajustes referentes à matéria.

Art. 11. Os formulários a serem seguidos estarão disponibilizados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI/UFU).

Art. 12. Para solicitação das requisições, os formulários deverão ser aprovados pelas divisões, diretorias e pró-reitoria, referente a disponibilidade orçamentária e financeira para sua execução.

Art. 13. Os recursos orçamentários e financeiros da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil serão monitorados e controlados por sua assessoria administrativa.

Art. 14. O sistema de monitoramento e controle financeiro registrará todos os investimentos debitados nas contas orçamentárias da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil à medida que os processos com as solicitações tramitarem pela assessoria administrativa.

Art. 15. Todo investimento que utilizar os recursos financeiros da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil deverá estar formalizado em processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI/UFU).

Art. 16. O monitoramento será realizado por 4 (quatro) tipologias: a) tipo de despesa; b) divisão e diretoria solicitante ou outros; c) fonte de recursos; e d) área de atuação do PNAES (Programa Nacional de Assistência Estudantil).

Art. 17. O controle dos investimentos registrados será segregado por tipo de despesa, sendo identificados em cada solicitação o número do processo SEI, fonte do recurso, setor responsável pela solicitação (divisão, diretoria etc.), nome da ação e/ou atividade, área de atuação do PNAES, entre outros, a critério estabelecido pela Pró-reitora de Assistência Estudantil.

§ 1º Todos os processos registrados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI/UFU) que ocasionarem despesas pagas com os recursos financeiros da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil deverão ser, obrigatoriamente, remetidos à assessoria administrativa.

§ 2º A assessoria administrativa, posteriormente ao registro da despesa em seus controles internos, destinará aos fluxos normais os processos que por sua instância tramitarem.

§ 3º A assessoria administrativa apresentará semestralmente o relatório de transparência do uso dos recursos orçamentários (previstos) e financeiros (executados) da Pró-reitoria de Assistência Estudantil.

Art. 18. Os registros das despesas da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil poderão ser disponibilizados aos gestores das unidades da pró-reitoria mediante solicitação por e-mail direcionada ao correio eletrônico institucional da assessoria administrativa (asaes@proae.ufu.br).

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no boletim eletrônico.

Documento assinado eletronicamente por Elaine Saraiva Calderari, Pró-Reitor(a), em 04/03/2020, às 10:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1908685 e o código CRC F64CD39C.