SEI/UFU - 1004172 - Ofício Conjunto Circular

Informamos que foi publicada em 28 de dezembro de 2018 a Portaria nº 1.369, da Casa Civil da Presidência da República, que aprovou a 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República. Esta nova edição trouxe algumas mudanças em relação à anterior, em especial quanto à comunicação oficial e os tipos de documentos a serem utilizados.

Anteriormente o Manual previa dois tipos de documentos, diferentes pela finalidade, e nem tanto pela forma. O ofício era usado na comunicação do órgão público com outro órgão ou uma pessoa específica (um particular), enquanto o memorando era a modalidade de comunicação interna, entre as unidades ou setores de um mesmo órgão. Conforme a nova versão, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, usando sempre o ofício (item 5 do Manual, página 27).

Desta forma, serão feitas alterações no sistema SEI! UFU visando a atender esta nova norma. A partir de 18 de fevereiro de 2019 o tipo documental Memorando será desativado no sistema. As unidades devem adequar seus fluxos e modelos para usar o ofício nas comunicações oficiais. Ressaltamos que este documento tem como finalidade comunicar sobre algum assunto relativo a suas atribuições (item 1 do Manual, página 16), e é feito sempre em nome do serviço público, e não de alguém específico. Assim, deve ser assinado pela autoridade responsável pela Unidade.

O SEI! UFU conta com uma série de tipos de documentos para as diversas atividades realizadas na Universidade, como requerimentos, solicitações, despachos, relatórios, termos, portarias, atestados, certidões, declarações, entre outros. As unidades devem avaliar qual o ato administrativo a ser registrado em cada caso e qual o tipo de documento mais adequado, evitando o uso generalizado e indistinto do ofício. Em caso de necessidade, é possível a criação de novos tipos documentais (mais informações em http://www.ufu.br/perguntas-frequentes/como-solicito-o-cadastro-de-novo-tipo-de-documento-ou-formulario). Já está em construção um glossário dos tipos documentais, para orientação sobre este tema: http://www.ufu.br/sei/glossario.

Encaminhamos em anexo um resumo das principais informações do Manual, que apresenta também a formatação e os dados necessários na elaboração do ofício. Solicitamos a V. Sa. dar ampla divulgação em sua unidade, para atualização de todos os servidores envolvidos nos processos. É fundamental também que a unidade mantenha atualizada sua página na internet, de forma que as demais unidades possam buscar a informação referente aos gestores para confecção do ofício.

Finalmente, esclarecemos que o SEI dispõe de ferramentas para facilitar a edição de documentos, como o "texto padrão" e a possibilidade de criar modelos favoritos, para serem utilizados de forma repetida. Estes recursos estão explicados no manual do usuário e no curso da ENAP, disponíveis na página do SEI! UFU.

As comissões realização em breve um momento de oficina/discussão sobre estas alterações e também sobre a utilização do SEI em geral. Dúvidas e sugestões podem ser enviadas para o endereço sei@ufu.br. Nos colocamos à disposição para esclarecimentos e auxílio em caso de dúvidas.

Documento assinado eletronicamente por Pedro Santos Guimarães, Presidente, em 06/02/2019, às 17:14, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Pedro Gustavo Silva Ribeiro, Presidente, em 06/02/2019, às 17:22, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1004172 e o código CRC 09A81591.