SEI/UFU - 2297552 - Ofício Circular

Recentemente foi divulgado o Anexo da Portaria REITO 693/2020 que consolida o organograma atualizado desta universidade. Neste novo organograma, algumas unidades deixaram de existir em relação ao organograma da Resolução 01/2012 do Conselho Universitário. Nesse sentido, iniciou-se um processo de atualização dessas unidades organizacionais nos sistemas nos quais elas estão cadastradas, especialmente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Dessa forma, além de cadastrar as unidades recém criadas, é necessário desativar as unidades que deixaram de existir, sendo que a maioria delas produziu processos desde a implantação do SEI em 08 de agosto de 2017.

Assim, considerando as responsabilidades inerentes à gestão, preservação e acesso dos processos produzidos no SEI durante o período de guarda estabelecido em legislação e que estão indicados por meio dos tipos processuais escolhidos no ato da criação de processos, apresentamos as orientações referentes às desativação de unidades no SEI.

Se na estrutura de sua Pró-Reitoria, Diretoria ou Unidade acadêmica alguma unidade deixou de existir (Secretaria, Setor, Divisão), antes de solicitar à Divisão de Apoio ao Planejamento Institucional - DIAPI/PROPLAD a desativação dela nos sistemas internos, é necessário adotar os seguintes procedimentos em relação ao SEI:

Os processos em andamento devem ser enviados para a unidade nova (criada) ou superior. Por exemplo, se um Setor será desativado porque não consta mais no organograma, os processos abertos nele devem ser enviados para o novo Setor ou para a Divisão.

Os processos concluídos desde 08/08/2017 devem ser reabertos e encaminhados para a unidade nova (criada) ou superior. Tal procedimento é necessário pois somente a partir dele será possível gerenciar os processos (reabri-los para novos andamentos ou arquivá-los) em sua nova unidade.

Para recuperar processos já concluídos que não estejam em Bloco Interno, Acompanhamento Especial ou em planilha de controle próprio, recomendamos a ferramenta "Estatísticas > Unidade". Nela é possível fazer pesquisas anuais (08/08/2017 a 07/08/2018, 07/08/2018 a 06/08/2019 e 06/08/2019 a 05/08/2020) e recuperar todos os processos gerados pela unidade desde a implantação do SEI e, na sequência, reabrir > enviar > concluir.

No caso de mudança de nome (o setor não deixou de existir e foi criado outro em substituição, ele apenas teve seu nome ou sigla alterados para melhor representar as atividades desempenhadas), nada mudará em relação aos integrantes e processos já gerados, isto é, a unidade permanecerá a mesma e somente terá sua nomenclatura atualizada.

É de fundamental importância a execução correta destes procedimentos pela autoridade que requer a desativação de unidades neste sistema, visto que, conforme apontado acima, é de responsabilidade da unidade produtora e/ou recebedora do processo administrativo que o mesmo seja preservado pelo tempo de guarda estabelecido nos instrumentos arquivísticos desta universidade, além de garantir que esses processo sejam facilmente acessados por suas unidades gestoras. Também, recomendamos a constante capacitação dos servidores/colaboradores para uso das ferramentas deste sistema que tem como fim a gestão de processos produzidos e/ou recebidos por suas unidades, como o "Acompanhamento Especial" e "Blocos Internos" que estão disponíveis para atender este fim.

Salientamos que o SEI não contempla o "Módulo de Arquivamento", ou seja, diferentemente dos processos e documentos analógicos (papel), não é possível encaminhar ainda os processos SEI para uma unidade que tem como fim a preservação e produção de meios que garantam o fácil acesso a esta documentação. Dessa forma, é responsabilidade da unidade produtora e/ou recebedora de processos SEI que os procedimentos de criação, preservação e acesso sejam garantidos. Lembramos que a ferramenta "Concluir" não significa arquivamento, mas que aquele processo concluiu as ações necessárias ao tratamento do assunto.

Tais requisitos e apontamentos devem ser considerados por quaisquer unidades existentes neste ambiente SEI, se estendendo também para as gestoras de comissões e comitês.

Por fim, lembramos que unidades que ainda existem mas que foram "esvaziadas" de permissões, isto é, o gestor da unidade acima solicitou a exclusão de todas os integrantes, também representam preocupação pois tais unidades podem ficar com processos parados e sem o devido encaminhamento. Caso o gestor opte por não utilizar uma unidade e centralizar a tramitação de processos em outra, é possível solicitar que a primeira fique inabilitada ("invisível") para receber processos. Nesse caso, o gestor deve acionar a DIAPI/PROPLAD para orientações.

Documento assinado eletronicamente por Roberto Carlos Urias da Silva, Coordenador(a), em 02/10/2020, às 14:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2297552 e o código CRC FF304634.